Privacybeleid

1. Inleiding

Café Littéraire verzamelt en verwerkt jouw persoonsgegevens om je een optimale en gebruiksvriendelijke ervaring te bieden bij onze literaire evenementen. Dit kan gaan om lezingen, workshops, voorstellingen en andere culturele activiteiten. Wij hechten veel belang aan de bescherming van jouw privacy en willen transparant zijn over welke Persoonsgegevens we verwerken, hoe we deze gebruiken, welke privacyrechten je hebt en hoe je deze kan uitoefenen.

Dit Privacy beleid is van toepassing op de verwerking van Persoonsgegevens in relatie tot alle diensten die Café Littéraire aanbiedt, zoals ticketverkoop via de website, inschrijvingen voor latere evenementen en communicatie met onze bezoekers.

2. Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van mijn persoonsgegevens?

De Persoonsgegevens die je met ons deelt, uitdrukkelijk of op geautomatiseerde wijze, worden verzameld en verwerkt door Café Littéraire, een kleine onderneming die literaire evenementen organiseert in Antwerpen.

Café Littéraire verwerkt deze gegevens uitsluitend voor het organiseren van evenementen en het aanbieden van een optimale bezoekerservaring. Wij delen jouw gegevens niet met externe partijen, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten (zoals ticketverkoop of communicatie over het evenement).

3. Dienstverlening

Café Littéraire organiseert momenteel haar eerste culturele evenement dat plaatsvindt op 17 mei 2025.Bezoekers kunnen genieten van een breed aanbod aan auteurslezingen, muziekoptredens, spoken word-voordrachten en workshops.

Bezoekers stellen hun eigen programma samen door zich in te schrijven voor de onderdelen die hen interesseren. Sommige activiteiten zijn gratis toegankelijk, terwijl andere een ticket vereisen. Tickets kunnen online worden aangekocht via onze website (www.cafelitteraire.be) of via links op onze sociale mediakanalen (Facebook, TikTok en Instagram).

Wij communiceren met onze bezoekers via onze website en sociale media. Na aankoop van een ticket ontvangen bezoekers een bevestigingsmail met alle nodige informatie. Er is geen account vereist om deel te nemen aan Café Littéraire of om een ticket te kopen.

4. Welke gegevens verwerkt Café Littéraire over mij? Hoe verkrijgt Café Littéraire deze gegevens?

Café Littéraire verzamelt en verwerkt enkel de Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de organisatie en uitvoering van het evenement. Bezoekers dienen bij de aankoop van een ticket via onze website (www.cafelitteraire.be) bepaalde gegevens in te vullen. Wij verzamelen geen gegevens via derden en bieden geen gepersonaliseerde accounts aan.

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen door Café Littéraire worden verwerkt:

• Identificatie- en contactgegevens, zoals naam en e-mailadres, zodat wij het ticket kunnen bezorgen en een herinneringsmail met praktische info kunnen versturen.
• Betaalgegevens, die noodzakelijk zijn voor de afhandeling van de ticketbetaling. De betalingen verlopen via onze externe ticketprovider, Paylogic. Café Littéraire bewaart zelf geen betaalgegevens.
• Voorkeuren, zoals de keuze voor bepaalde lezingen, workshops of voorstellingen, zodat wij uw inschrijving juist kunnen registreren.

Voor gratis activiteiten is geen voorafgaande inschrijving vereist. Indien een activiteit te druk wordt, zullen wij dit communiceren via onze sociale mediakanalen.

Daarnaast worden er tijdens het evenement foto’s en video’s gemaakt die gebruikt kunnen worden voor promotionele doeleinden, zoals het delen van sfeerbeelden op onze sociale media en het maken van een aftermovie. Bezoekers die niet gefilmd of gefotografeerd willen worden, kunnen dit aangeven bij de Organisatie.

5. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Café Littéraire verzamelt en verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

1. Ticketverkoop en toegangscontrole:

• Om bezoekers in staat te stellen een ticket aan te kopen via onze externe ticketprovider, Paylogic.
• Om bij het binnenkomen van een lezing of workshop de naam op de deelnemerslijst af te vinken.

2. Communicatie over het evenement:

• Om een bevestigingsmail te sturen na aankoop van een ticket.
• Om een herinneringsmail te sturen met praktische informatie enkele dagen voor het evenement.
• Om via sociale media updates te geven over de toegankelijkheid van gratis activiteiten bij grote drukte.

3. Fotografie en videobeelden:

• Tijdens Café Littéraire worden foto's en video's gemaakt, die achteraf op onze sociale mediakanalen worden gedeeld, waaronder een aftermovie van het evenement.

Gegevensdeling en bewaartermijn

• Persoonsgegevens worden enkel gedeeld met onze ticketprovider Paylogic en verder met niemand anders.
• Alle Persoonsgegevens worden verwijderd na afloop van het evenement, tenzij er een volgende editie komt, in welk geval we contactgegevens eventueel langer kunnen bewaren.
• Café Littéraire heeft een verwerkersovereenkomst met Paylogic, die garandeert dat   persoonsgegevens veilig worden verwerkt en alleen voor de afgesproken doeleinden worden gebruikt.

Jouw rechten en contactgegevens

Als bezoeker heb je het recht om ten alle tijd inzake te krijgen in  jouw Persoonsgegevens, deze te corrigeren of deze te laten verwijderen. Je kan ook bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor bepaalde doeleinden. Voor vragen over dit Privacybeleid of om jouw rechten uit te oefenen, kan je contact opnemen met Café Littéraire via info@cafelitteraire.be.

6. Hoe lang bewaart Café Littéraire mijn persoonsgegevens?

Café Littéraire bewaart jouw Persoonsgegevens enkel zolang dit nodig is voor de beschreven doeleinden en conform de wettelijke verplichtingen.

• Tickets en inschrijvingen: De Persoonsgegevens die we verwerken voor ticketverkoop en inschrijvingen worden bewaard tot na afloop van het evenement. Indien er geen volgende editie komt, worden deze gegevens uiterlijk één maand na het evenement verwijderd. In het geval van een volgende editie kunnen we contactgegevens bewaren tot drie jaar na jouw laatste actieve interactie met Café Littéraire, zodat we je kunnen informeren over toekomstige evenementen.
• Communicatie en vragen: E-mails en berichten die je aan ons stuurt met vragen of opmerkingen worden bewaard tot zes maanden na de afhandeling van je vraag.
• Foto- en videomateriaal: Beelden die tijdens het evenement worden gemaakt en gebruikt voor promotionele doeleinden, zoals sociale media en een aftermovie, kunnen voor onbepaalde tijd worden bewaard, tenzij je specifiek verzoekt om verwijdering van herkenbare beelden waarin je voorkomt.
• Bewijsstukken en wettelijke verplichtingen: In uitzonderlijke gevallen kunnen bepaalde gegevens tot maximaal tien jaar worden bewaard als bewijs bij geschillen of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.

7. Maakt Café Littéraire mijn persoonsgegevens over aan andere organisaties?

Café Littéraire deelt Persoonsgegevens enkel met derden als dit strikt noodzakelijk is voor de organisatie van het evenement. Wij werken uitsluitend samen met Paylogic, dat instaat voor de ticketverkoop en betalingsverwerking. Daarnaast gebruiken we een papieren deelnemerslijst voor activiteiten met beperkte capaciteit en maken we foto- en videobeelden voor promotionele doeleinden.

Verwerkers en gegevensontvangers

• Paylogic ontvangt bij de aankoop van een ticket jouw naam, e-mailadres en telefoonnummer om het ticket te verstrekken en de betaling af te handelen. Café Littéraire bewaart zelf geen betaalgegevens.
• Papieren deelnemerslijst: Bij activiteiten met beperkte capaciteit controleren wij de toegang via een papieren lijst. Deze lijst wordt na afloop van het evenement vernietigd.
• Foto- en videografie: Tijdens Café Littéraire worden sfeerbeelden gemaakt voor promotie op sociale media en toekomstige edities. Bezoekers die niet gefilmd of gefotografeerd willen worden, kunnen dit aangeven bij de organisatie.

Gebruik van sociale media

Café Littéraire deelt updates en sfeerbeelden via Facebook, Instagram en TikTok. Onze website bevat links naar deze platforms, maar wij delen geen Persoonsgegevens met hen. Indien je via sociale media interacteert met onze content, raden wij aan om de privacyvoorwaarden van deze netwerken te raadplegen.

Gegevensverwerking buiten de EU

Café Littéraire verwerkt Persoonsgegevens enkel binnen de EU. In uitzonderlijke gevallen waar een dienstverlener Persoonsgegevens buiten de EU zou verwerken (bijvoorbeeld via Paylogic), gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie voor een passend beschermingsniveau.

8. Welke rechten kan ik uitoefenen aangaande mijn persoonsgegevens?

Recht van inzage, verbetering, beperking, wissing en overdracht

Je hebt het recht om inzage te verkrijgen in je Persoonsgegevens, de verbetering hiervan te eisen indien deze onjuist of onvolledig zijn, en te vragen je Persoonsgegevens te wissen. Houd er echter rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde gegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze verplichtingen of het afhandelen van een rechtsvordering.

Recht van bezwaar

Telkens wanneer de verwerking van je Persoonsgegevens gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang van Café Littéraire, heb je het recht om tegen deze verwerking bezwaar te maken. Dit geldt niet voor de verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het evenement en waarvoor je op voorhand geïnformeerd bent. We nemen je bezwaar serieus en zullen dit in gesprek met je bekijken.

Recht tot intrekking van de toestemming

Omdat bezoekers bij Café Littéraire vooraf op de hoogte zijn gesteld en akkoord gaan met het maken van content (foto's en video's) voor promotionele doeleinden, is het niet mogelijk om toestemming voor promoties naderhand in te trekken. De verwerking van je gegevens voor dergelijke doeleinden is dus gebaseerd op de initiële toestemming die je hebt gegeven bij deelname.

Beperkingen op verwerking

‍In sommige gevallen kun je verzoeken om de verwerking van je Persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld:

• Als je de juistheid van de gegevens betwist, kun je vragen om de verwerking te beperken totdat we de juistheid kunnen verifiëren.
• Als je bezwaar maakt tegen de verwerking van je gegevens, kun je vragen om de verwerking te beperken zolang dit bezwaar wordt onderzocht.
• Als je gegevens niet langer nodig zijn voor de oorspronkelijke doeleinden, maar je ze nog nodig hebt voor juridische doeleinden, kun je vragen om de verwerking te beperken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om je Persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie, voor zover dit technisch mogelijk is. Café Littéraire biedt enkel de overdracht van naam, e-mailadres en telefoonnummer aan Paylogic, die deze gegevens verwerkt voor de ticketverkoop.

Contact voor rechten

Heb je een vraag over je rechten of wil je een verzoek indienen, dan kan je altijd contact opnemen via ons e-mailadres: info@cafelitteraire.be. We nemen je klacht of verzoek serieus en zullen samen bekijken hoe we verder kunnen helpen.

9. Hoe kan ik deze rechten concreet uitoefenen?

Café Littéraire streeft ernaar jou de nodige controle te geven over je Persoonsgegevens en je de mogelijkheid te bieden om je privacyrechten eenvoudig uit te oefenen.

Je kunt je privacyrechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@cafelitteraire.be, waarin je aangeeft welke rechten je wenst uit te oefenen (bijvoorbeeld inzage, wijziging, beperking of verwijdering van persoonsgegevens). Wij streven ernaar om je verzoek binnen een maand te behandelen.

Contact zal worden opgenomen door een van de organisatoren van Café Littéraire. Het beste is om via e-mail te communiceren, omdat we via sociale media altijd zullen doorverwijzen naar het e-mailadres info@cafelitteraire.be voor verdere afhandeling van privacyverzoeken.

Heb je vragen over hoe je een verzoek moet indienen of ben je onzeker over welke rechten je kunt uitoefenen, dan kun je altijd contact met ons opnemen via info@cafelitteraire.be. Wij staan klaar om je te helpen en nemen je privacy serieus.

10. Kan Café Littéraire wijzigingen aanbrengen aan dit Privacy Beleid?

Dit Privacy Beleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, bijvoorbeeld om het aan te passen aan veranderingen in onze dienstverlening of om te voldoen aan gewijzigde wettelijke en reglementaire vereisten. De meest recente versie van ons Privacybeleid is altijd beschikbaar op onze website.

11. Wie kan ik contacteren bij onduidelijkheden of eventuele klachten?

Voor vragen die geen betrekking hebben op de uitoefening van je rechten zoals vermeld onder punt 8 en eventuele klachten, kan je steeds terecht bij de organisatoren van Café Littéraire. Het beste is om ons een e-mail te sturen naar info@cafelitteraire.be. Wij nemen je vraag of klacht serieus en zullen deze zo snel mogelijk behandelen.

Indien je nog steeds niet tevreden bent of verdere vragen hebt, kan je altijd contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan hen bereiken via:

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact[at]apdgba[dot]be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be